Il termine smart working è entrato nelle vite di tutti noi durante i mesi di lockdown. La situazione d’emergenza sanitaria ha costretto dipendenti e manager a lavorare da casa, di fatto dando inizio a un cambiamento radicale nel mondo del lavoro.
Un unico partner per tutti gli elementi necessari allo smart working
La prospettiva di un lavoro sempre più suddiviso tra smart working e presenza fisica è diventato realtà per molti. L’azienda che vuole intraprendere questa strada deve attrezzarsi di conseguenza.
Tecnoservice fornisce soluzioni efficaci per lo smart working, per semplificare tutte le fasi di adeguamento ed eliminare ogni criticità:
- Dispositivi: computer compatti, portatili, stampanti… tutto il necessario per svolgere comodamente e senza intoppi il lavoro da casa
- Home Office: scrivanie, sedie ergonomiche e supporti per dispositivi per rendere confortevole lo spazio di lavoro in casa
- Connessione: risoluzione dei problemi e configurazione della rete domestica, adeguandola alla gestione del flusso di lavoro da casa
- Organizzazione del lavoro: strumenti per la gestione e l’organizzazione del lavoro, come app di messaggistica, e-mail, agende condivise…
- Cyber Security: protezione contro potenziali minacce legate all’utilizzo della rete domestica e di dispositivi personali, nel rispetto delle norme vigenti sulla protezione dei dati aziendali (GDPR)
Differenza tra telelavoro e smart working
Per tanti, è vero, si è trattato di semplice telelavoro durante il lockdown e non di vero e proprio smart working, perché il lavoro si è svolto da una postazione fissa, in orari prestabiliti, con pause concordate e giornate “da chiudere”.
Altri, tuttavia, hanno dato molta più importanza alle caratteristiche che stanno dietro alla parola “smart”:
- Flessibilità
- Agilità
- Libertà
Lo smart working è un tipo di lavoro che procede per definizione di cicli e obiettivi da raggiungere, non per numero di ore passato al telefono o davanti a un PC.
Un modo di operare libero da vincoli, che dà piena libertà d’azione al singolo e che crea un rapporto di rinnovata fiducia tra datore di lavoro e dipendente.
I vantaggi dello smart working, dunque, non sono soltanto di natura economica o pratica, sono anche legati alla valorizzazione delle persone e della loro capacità decisionale e organizzativa.
Dispositivi per lo smart working
Fornire ai lavoratori device performanti per svolgere lo smart working consente di aumentare la produttività, eliminando tempi morti legati al malfunzionamento e semplificando numerose operazioni.
Computer compatti e computer portatili sono i dispositivi più adatti all’allestimento della postazione domestica, che spesso ha necessità di essere temporanea e facilmente spostabile.
Ad esempio, un PC dotato di webcam, casse audio e microfono integrati semplifica l’organizzazione dell’ambiente di lavoro, liberando spazio ed eliminando cavi ingombranti.
Da non sottovalutare l’utilità delle stampanti: la possibilità di poter lavorare su supporto cartaceo e disporre anche a casa di tutto il materiale necessario è una componente insostituibile per un lavoro a distanza efficace.
Le moderne stampanti e multifunzione hanno opzioni integrate che consentono di svolgere numerose operazioni senza passare dal PC.
Una volta individuati i migliori dispositivi per lo smart working bisogna stabilire qual è il luogo idoneo in cui lavorare e arredarlo con molta cura.
Allestire un Home Office: scegliere i mobili giusti
Trasformare parte del proprio spazio domestico in un ufficio dotato di tutti i comfort ha acquisito notevole importanza con le esigenze emerse durante il lockdown.
Per la comodità e la salute dello smart worker bisogna scegliere:
- Sedie ergonomiche
- Supporti per dispositivi
- Scrivanie adeguate agli spazi a disposizione
Questi elementi influiscono notevolmente sul benessere del lavoratore che deve trascorrere le ore di lavoro in posizioni comode e sicure.
L’Home Office è fondamentale per svolgere le proprie mansioni da remoto, ma non bisogna dimenticare che lo smart working è fattibile solo se si è connessi in rete.
La connessione a internet è fondamentale per lo smart working
Una delle criticità maggiormente riscontrate durante il periodo di lockdown è stata l’inadeguatezza delle reti domestiche per gestire il lavoro, nonché lo studio, che ha provocato disagi e inadempienze.
Per praticare lo smart working è indispensabile ricorrere a soluzioni per configurare correttamente la rete internet di casa e per avere assistenza immediata per qualsiasi problema.
Non si deve solo essere online, ma è necessario avere una connessione sicura e affidabile che permetta di trasmettere dati rapidamente, fare videochiamate di gruppo senza interruzioni, utilizzare programmi da remoto senza rischi.
Cyber Security e smart working
L’utilizzo di dispositivi personali e della propria rete domestica ha messo in luce alcune potenziali minacce nell’ambito della Cyber Security.
È importante adeguare le postazioni domestiche di smart working a precisi protocolli di sicurezza, per evitare furti di dati e gravi danni per l’azienda.
Bisogna tenere in considerazione anche le norme vigenti sulla protezione dei dati aziendali (GDPR) e, quindi, devono essere applicate soluzioni capaci di assicurare la sicurezza delle informazioni anche quando vengono trattate attraverso dispositivi fuori dall’azienda o dall’ufficio.
Organizzazione del lavoro da remoto: soluzioni sicure ed efficienti
Come abbiamo appena spiegato, la sicurezza è basilare quando si lavora da casa o da qualunque altro luogo, ma è altrettanto fondamentale l’efficienza degli strumenti digitali che vengono usati.
Senza la possibilità di partecipare fisicamente a meeting, seminari e conferenze, diventa necessario fare affidamento su software e app per:
- Messaggistica
- Video call
- Calendari e agende condivise
- Backup
Rivolgetevi a Tecnoservice, sapremo guidarvi nella scelta degli strumenti più adatti alle vostre esigenze lavorative.