Si parla spesso di digitalizzazione, di cloud e di uffici “senza carta” . Dunque per tutti si pone un quesito: le stampanti hanno e avranno ancora un ruolo nel mondo del lavoro?
La risposta è: assolutamente sì. Nel blog di oggi vi diremo perché.
Paperless non significa davvero paperless
Oggi i luoghi di lavoro continuano a diventare più digitali, smart e ibridi. Sempre più aziende, dunque, con un’attenzione alla riduzione di sprechi e rifiuti, si sono prefissate di diventare paperless. Eppure, persino nei casi più drastici, questo non ha portato all’eliminazione delle stampanti.
In molte delle fasi operative di ogni lavoro esistono documenti che hanno necessità di essere stampati: contratti, ricevute, rapporti finanziari, documenti che richiedono una firma fisica; e, ancora, tutti quei documenti che devono essere conservati in cartaceo per ragioni legali o di archiviazione.
E, sempre a proposito di archiviazione, lo scanner integrato nelle multifunzione aiuta nel velocizzare i processi di digitalizzazione documentale e, dunque, sì: le multifunzione facilitano anche la smaterializzazione e la transizione paperless delle aziende.
Stampa meglio, non meno
Le aziende hanno abbattuto i costi e gli sprechi legati alla carta adottando piccoli comportamenti responsabili e individuando ciò che è indispensabile stampare.
Questo cambiamento è avvenuto anche grazie ad alcune funzionalità delle stampanti.
Le multifunzione, oggi, consentono a tutti di lavorare in modo ottimizzato e veloce, senza particolari conoscenze tecniche e aumentano la produttività aziendale.
Qualche esempio?
- Tutti i dipendenti possono lanciare le stampe senza muoversi dalla propria postazione, oppure da dispositivi mobili e persino da remoto, durante lo smart working. Questo perché le multifunzione sono connesse alla rete aziendale interna e ad internet. Il che le rende a tutti gli effetti dei dispositivi IoT (Internet of Things).
- Le multifunzione più aggiornate hanno uno schermo touch intuitivo, con funzionalità ‘one touch‘, con cui è possibile lanciare stampe con un semplice tocco.
- Molte stampanti sono ottimizzate per il risparmio energetico o per contenere i consumi di toner. Alcune propongono la stampa in fronte-retro di default.
- Le multifunzione sono in grado di automatizzare processi manuali, come la scansione duplex, la fascicolatura e la stampa fronte-retro. Ma anche la fase di finalizzazione, come la foratura e la punzonatura.
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Convenienza
I costi di una multifunzione sono più elevati di una comune stampante, ma c’è la certezza di ammortizzazione.
Abbiamo già citato l’ampia gamma di funzionalità offerte da un unico dispositivo multifunzione. Questo, è evidente, elimina il problema dell’acquisto di dispositivi separati per stampa, copia e scansione. L’acquisto di un unico dispositivo taglia non solo le spese iniziali, ma anche quelle di gestione e manutenzione dell’attrezzatura. Inoltre fa guadagnare spazio.
Infine si può abbattere definitivamente il problema dell’acquisto di una multifunzione prendendo in considerazione un noleggio. In questo siamo esperti: Tecnoservice saprà guidare la vostra azienda verso la soluzione di noleggio più adatta.
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Privacy e sicurezza dei documenti
Attraverso gli uffici passano dati di ogni tipo, compresi quelli sensibili e confidenziali: dati bancari, dati privati, brevetti, strategie aziendali, foto, conversazioni.
Affidarsi a servizi di stampa di terzi, come copisterie o servizi online, espone a diversi rischi per la privacy.
La stampa interna all’azienda risolve il problema: le stampanti più aggiornate dispongono di funzioni avanzate di sicurezza, come l’autenticazione degli utenti o la criptazione dei dati. E, naturalmente, l’adeguamento al GDPR, che regola l’archiviazione e la raccolta dei dati da scansioni secondo le norme europee.
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Stampe di alta qualità e specializzate
Nonostante il crescente utilizzo di documenti digitali e digitalizzati, ci sono ancora situazioni in cui è necessaria una stampa specializzata e di alta qualità.
Ѐ il caso di presentazioni, brochure aziendali o, in generale, documenti di marketing.
Oppure, per alcuni settori, come l’ingegneria, l’architettura e la grafica, sono necessarie apparecchiature specifiche, per produrre documenti tecnici, formati particolari o avere la massima fedeltà del colore.
Dovunque sia richiesta una qualità professionale, le stampanti multifunzione possono produrre i risultati desiderati.
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Per concludere
La digitalizzazione aziendale non entra in conflitto con la stampa: piuttosto si integra ad essa e in questo le stampanti multifunzione giocano un ruolo fondamentale.
Rimangono uno strumento indispensabile negli uffici grazie alla loro versatilità, alla capacità di gestire una varietà di compiti e alla loro importanza nella gestione documentale.