Sistemi di
Archiviazione documentale

La soluzione di Tecnoservice rappresenta un nuovo modo di pensare e gestire l’Azienda. Prevede l’evoluzione di una soluzione Documentale classica e si propone come soluzione avanzata per la gestione e la condivisione di tutte le informazioni.
Un sistema di archiviazione documentale, noto anche come sistema di gestione dei contenuti, generalmente può fornire archiviazione, controllo di versione, gestione dei metadati, sicurezza, così come le possibilità di indicizzazione e recupero.
Un concetto di evoluzione e di innovazione che hanno portato ad una trasformazione radicale nel modo di gestire i documenti i dati e le informazioni.
File, e-mail, cartelle personali, dati provenienti dal sistema gestionale, prospetti di Excel, database… oggi l’Azienda è sommersa da dati provenienti dalle fonti più diverse e che vengono archiviati in modalità spesso disomogenee e non condivise.
La soluzione che vi proponiamo introduce un modo nuovo di lavorare, esteso a tutte le risorse aziendali, manager e ai mobile worker, con strumenti e soluzioni: funzionalità social, processi collaborativi aziendali, interfacce facili e intuitive.

Implementare un sistema di archiviazione documentale BPM

Il primo passo nell’implementazione di una soluzione di archiviazione documentale consiste nella trasformazione dei documenti che contengono le diverse informazioni in oggetti informatici, così da renderli gestibili e distribuibili con la massima semplicità ed efficacia.
I documenti che si trovano già in formato elettronico (fatture emesse dal sistema ERP, offerte compilate in Word, report in Excel, altri documenti prodotti dagli applicativi installati, ecc.) non necessitano di alcun tipo di lavorazione; i documenti messi a disposizione in formato cartaceo verranno digitalizzati tramite l’utilizzo di normali scanner.

Il passo successivo consiste nella gestione del documento stesso. In questa fase vengono definiti:

• il profilo del documento (tipolologia, fascicolo di appartenenza protocollo, ecc.)
• la sua lavorabilità (modifiche, revisioni, consultazioni, ecc.)
• il livello di sicurezza associato (abilitazioni all’accesso)

La corretta profilatura del documento è prerequisito fondamentale per una ricerca efficace e rapida.

EVODOC®

EVODOC® è la soluzione software completa per:

• l’archiviazione digitale
• la gestione elettronica documentale
• la conservazione digitale
• il workflow (gestione controllata dei flussi documentali)

EVODOC® è la piattaforma software plurimodulare, web oriented, estremamente flessibile, assolutamente scalabile nel tempo.

L’estrema configurabilità e adattabilità consentono ad EVODOC® di:

• Archiviare qualsiasi tipologia di documento presente nelle aziende (carta, spool, desktop, mail, fax, ecc);
• Protocollare qualsiasi documento in entrata ed in uscita utilizzando un semplicissimo sistema di etichettatura (cartacea o su file) di codici a barre;
• Digitalizzare, indicizzare e archiviare in maniera automatica, tramite lettura e interpretazione codici a barre, qualsiasi tipologia di documento precedentemente protocollato (carta e file);
• Automatizzare la gestione dei flussi di lavorazione dei documenti;
• Gestire in maniera guidata ed intelligente la spedizione all’esterno dei dati tramite configurazione con sistemi di posta elettronica, pubblicazioni web, server fax e spedizione cartacea (Postel o servizi similari);
• Firmare digitalmente i documenti;
• Costruire archivi digitali secondo quanto disposto dalle normative italiane ed europee;
• Condividere tutti i documenti;
• Gestire le associazioni tra documenti in maniera dinamica;
• Organizzare in maniera strutturata tutti i dati;
• Pubblicare i documenti sul Web;
• Gestire le interazioni con i sistemi informativi esterni;
• Gestire, in maniera controllata i flussi documentali tenendo traccia dei vari stati e delle dei documenti.