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Videocall: il vademecum per la riunione perfetta

Le videochiamate e le videoconferenze sono diventate parte della nostra quotidianità, ma siamo sicuri di affrontare tutti i passi necessari per una call perfetta?

Tanti problemi spesso ci impediscono di lavorare correttamente. Certamente esistono problemi di natura tecnica, ma ve ne sono altrettanti che purtroppo dipendono da banali errori.

Abbiamo raccolto un vademecum per una riunione a distanza perfetta. Vediamo come evitare gli imprevisti più comuni.

Preparati per tempo!

Spesso tendiamo a connetterci alla riunione pochi minuti prima dell’inizio, come se partecipassimo a un appuntamento di persona. Purtroppo, però, tutti sappiamo che la tecnologia “ha i suoi tempi”!

Affinché vada tutto per il meglio connettetevi prima dell’inizio della call con congruo anticipo, testando la webcam, gli altoparlanti e il microfono del vostro PC o dispositivo mobile. In questo modo avrete tutto il tempo per risolvere eventuali problemi tecnici.

Un classico? La batteria scarica!

Verifica la connessione

Durante le videochiamate la rete Internet deve sopportare un grande flusso di dati. Dunque attenzione alla connessione, specialmente se usate una rete Wi-Fi.
Se, ad esempio, in casa avete altri dispositivi connessi alla stessa rete questi potrebbero rallentare la vostra videochiamata.
La scelta ottimale è un PC collegato a Internet con un cavo ethernet.

Se invece dovete affidarvi al Wi-Fi, disconnettete tutti i dispositivi non necessari per lasciare il più “libera” possibile la rete domestica.

“Studia” la piattaforma

Zoom, Google Meet, Skype e Microsoft Teams…oggi sono disponibili decine di piattaforme, insieme ad app di messaggistica “ibride”, come Whatsapp e Messenger.

Anche se il loro funzionamento è simile, è buona abitudine informarsi sulla piattaforma che si andrà a utilizzare.

Impara in anticipo come attivare e disattivare la telecamera, come silenziare il microfono, come presentare o condividere lo schermo, per evitare perdite di tempo o momenti di imbarazzo con ospiti e clienti.

Noi di Tecnoservice ti consigliamo Microsoft Teams per facilità d’uso, sicurezza e versatilità: dai un’occhiata all’articolo dedicato del nostro Blog.

Devi presentare?

Prepara tutti i file per tempo e assicurati di disattivare dalla tua riunione le funzioni che non ti interessano, ad esempio il microfono per i partecipanti.

Se utilizzi una presentazione (es. PowerPoint), usa tante immagini e poco testo per coinvolgere maggiormente il tuo pubblico.

Se hai previsto degli interventi di altri partecipanti è buona pratica stabilire preventivamente una durata precisa. Questo evita accavallamenti e perdite di tempo, inoltre un ottimo modo per “disciplinare” i più prolissi!

Non dimenticare di indossare abiti adeguati all’evento.

Organizza al meglio il tuo spazio di lavoro

Le prime videocall sono servite anche a te, per testare la qualità della tua connessione, del tuo PC e del luogo di casa deputato allo smart working.

Hai notato delle carenze?
È giunto il momento di riorganizzare il tuo home office!

Al di là dell’emergenza sanitaria, infatti, tutto porta a pensare che usufruiremo ancora dello smart working e del lavoro da remoto.

Assicurati di lavorare su una seduta adeguata progettata per passare tante ore davanti al PC. Noi di Tecnoservice possiamo orientarti nella scelta del prodotto più adatto al tuo stile e alle tue esigenze.

Il tuo PC è lento, non installa la webcam, non supporta i software? Forse è il momento di cambiarlo.

Per lo smart working oggi esistono computer portatili, leggeri e compatti, perfetti per spostarsi agilmente dall’ufficio a casa, in treno o in qualsiasi luogo vogliate lavorare.

Perché affidarsi a Tecnoservice?

  • Sapremo orientarti nella scelta del PC più adatto alle tue esigenze lavorative
  • Garantiamo prodotti dagli alti standard qualitativi
  • Verifichiamo la sicurezza della tua rete domestica
  • Forniamo consulenza informatica professionale per la tua azienda
  • Il nostro team assistenza è al tuo fianco per ogni problema con un help desk e assistenza remota

Per informazioni contattaci subito compilando il form qui sotto

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In ufficio dopo il Covid: cosa cambierà

Il mondo del lavoro è al centro di una rivoluzione e l’emergenza Covid-19 ha messo in luce la capacità di adattamento delle aziende a nuovi e imprevisti scenari.

Come evidenziato in un interessante articolo di Landscapes, web magazine di Frezza, solo chi ha dimostrato alta adattabilità e resilienza è riuscito a far fronte a uno scenario senza precedenti.

Appare chiaro che niente dovrà essere come prima e che ogni azienda dovrà intervenire per non ritrovarsi (nuovamente) impreparata.

Tornare dopo lo smart working

Per tanti lavoratori il ritorno in ufficio è stato un sollievo. I mesi del lockdown sono stati un banco di prova per lo smart working e non per tutti ha funzionato: il disagio causato da spazi domestici inadeguati, distrazioni, oppure dalla semplice nostalgia della quotidianità e della propria indipendenza è stato evidente.

Tuttavia per altri, a giudicare dai dati, la prova smart working è stata brillantemente superata.
Secondo l’indagine condotta da ANRA i lavoratori hanno riconosciuto che oltre il 70% delle proprie attività può essere svolto facilmente da remoto, contro l’11% dichiarato prima della pandemia.

Uno studio dell’istituto di ricerca Gartner dichiara che entro il 2030 la richiesta di lavoro a distanza aumenterà del 30% e l’82% delle aziende intervistate integrerà il lavoro da remoto a quello in presenza anche dopo l’emergenza.

Altro segnale importante è il recentissimo disegno di legge del Decreto Rilancio che renderà lo smart working una modalità di lavoro strutturale a partire dal 2021.

Sul nostro Blog abbiamo già discusso della “rivoluzione” smart working e dei vantaggi di questa modalità percepiti dai lavoratori.
Ma cosa accadrà all’ufficio post-emergenza?

Il ritorno in ufficio: come sarà la “nuova normalità”?

L’approccio dello smart worker al ritorno in ufficio potrebbe essere costellato da ragionevoli dubbi.

Come posso sapere se chi è seduto accanto a me è sano? Le sanificazioni avvengono in maniera corretta? Riusciremo a mantenere il distanziamento sociale?

Queste domande sorgono anche nelle aziende che fino a ieri si potevano definire all’avanguardia.

I nuovi spazi di lavoro non dovranno garantire solo il comfort, ma anche la sicurezza. Pulizie, sanificazioni e rispetto del distanziamento sociale non possono più essere un optional.
Così come non sarà più opzionale la capacità di gestire le emergenze future, a cui il mondo del lavoro dovrà far fronte con preparazione, competenze e quello spirito di adattamento di cui si parlava sopra.

Cosa fare per la propria azienda?

Come si deve comportare il datore di lavoro in questa situazione?

Si possono individuare almeno 3 macro aree di intervento:

Progettazione degli uffici, che dovranno essere adeguati alle nuove esigenze:

  • Organizzazione degli spazi per garantire il distanziamento sociale
  • Arredamento in grado di creare un’area sicura attorno a ogni lavoratore
  • Utilizzo di materiali facilmente sanificabili
  • Monitoraggio della qualità dell’aria

Redazione di precisi e rigorosi protocolli di sicurezza:

  • Pulizia degli ambienti
  • Regolamenti interni che prevedano l’utilizzo di mascherine, in particolari situazioni anche di guanti, e impongano il lavaggio delle mani frequente e accurato
  • Sensibilizzazione del personale in merito ai rischi per la salute propria e dei colleghi

Organizzazione del lavoro:

  • Suddivisione del lavoro tra presenza e smart working
  • Riduzione dei lavori di gruppo
  • Implementazione di strumenti digitali per la produttività e la condivisione dei dati

La soluzione è Tecnoservice

Tecnoservice sarà in grado di aiutarvi nell’adeguamento della vostra azienda.
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