Proprio come il nostro tempo libero, anche il mondo del lavoro è diventato sempre più mobile, social e multicanale.
Ormai la digitalizzazione aziendale è una necessità per molte realtà lavorative. Cos’è? E perché è importante per il successo delle imprese?
In questo articolo sveliamo tutti i segreti e gli step necessari per migliorare il tuo lavoro e valorizzare la tua azienda.
Cos'è la digitalizzazione aziendale?
La digitalizzazione è una trasformazione che coinvolge tutte le aree di un’impresa. Consiste nell’implementazione di tecnologie digitali che aiutano il lavoro, dunque richiede un’attenta pianificazione su più livelli.
Infatti, non si limita all’introduzione di nuove tecnologie, ma richiede un ripensamento del proprio modo di lavorare: proattivo, aperto e dinamico. Un digital mindset, trainato da intraprendenza e genuina curiosità per tutto ciò che è innovazione.
Ma quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale? Vediamoli insieme.
Risparmio di spazio, tempo e risorse
L’impiego di nuove tecnologie, comporta, nel breve e nel lungo termine, un netto taglio alle spese e, in generale, aumenta l’efficienza del lavoro.
Per ottimizzare spazio, tempo e risorse sono fondamentali 3 step:
- Informatizzazione
- Dematerializzazione documentale
- Cloud
In particolare, la dematerializzazione e la conseguente archiviazione digitale dei documenti, è un passaggio fondamentale che snellisce il flusso di lavoro. Si tratta anche di una scelta ecologica, che fa risparmiare carta e consumabili di stampa.
Oggi esistono multifunzione e scanner di ottima qualità che rendono facile e veloce la scansione di grandi moli di documenti.
Invece, per quanto riguarda i vantaggi del lavoro in Cloud, ne parliamo dettagliatamente in quest’altro articolo.
Sicurezza
Per la digitalizzazione aziendale, un problema da non trascurare è quello della sicurezza.
Con i software più aggiornati e gli scanner-multifunzione di ultima generazione, è possibile archiviare in tutta sicurezza i dati aziendali e proteggerli da furti e minacce informatiche.
Indispensabili gli strumenti di back-up in Cloud, che consentono una facile consultazione e, al tempo stesso, una garanzia di conservazione a prova di rischi e imprevisti.
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Condivisione
La digitalizzazione consente una rapida condivisione di informazioni tra i membri del team.
Snellisce i processi di comunicazione anche tra reparti diversi o distanti.
Ad esempio, l’uso di server e chat interne velocizza enormemente lo scambio di informazioni rapide.
Ma c’è un altro aspetto da non sottovalutare.
La comunicazione può avvenire anche verso i clienti: attraverso diversi mezzi, è possibile comunicare non solo informazioni strettamente legate ai prodotti e ai servizi, ma anche l’identità, la mission e i propri valori aziendali.
Nuovi spazi
La trasformazione digitale porta con sé inevitabili cambiamenti anche nell’assetto della nostra azienda.
Se non c’è più necessità di un grosso archivio dei cartacei, perché non ricavare da quello spazio una stanza completamente nuova?
Nel mondo dell’arredo ufficio non mancano soluzioni sorprendenti, che possono rivoluzionare il tuo modo di lavorare.
Sempre più aziende, inoltre, si stanno dotando di tecnologie che consentono anche il lavoro a distanza. Gli spazi di lavoro diventano sempre più aperti e condivisi, organizzati in spazi che favoriscono la socialità e un ambiente sereno.
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5 strumenti per la digitalizzazione aziendale
Vediamo quindi tutto ciò che serve per ridurre i costi, condividere informazioni e per automatizzare i flussi di lavoro.
Sistema di gestione dei documenti
Chiamato anche “DMS” (Document Management System). Si tratta di un insieme di soluzioni software per la gestione documentale, che permette di archiviare, gestire, consultare, condividere e organizzare i file, in modo sicuro, agile e veloce.
Per scansionare e archiviare i tuoi cartacei, potresti aver bisogno di una stampante multifunzione con scanner integrato. Esistono modelli per ogni esigenza e per tutte le tasche.
Software per la Cyber Security
I virus e gli attacchi informatici possono colpire singoli individui e piccole imprese, ma anche enti pubblici e organizzazioni governative. Dunque, oltre ad adottare buone pratiche di comportamento online, è necessario dotarsi di strumenti in grado di proteggere i dati sensibili.
Firma digitale, SPID, PEC
Alcuni software, disponibili sia da PC che da smartphone, consentono di applicare una firma dal valore legale ai documenti digitali. In pochi secondi, dunque, è possibile firmare contratti, fatture, atti amministrativi, ecc.
Essenziale anche l’attivazione di una PEC, Posta Elettronica Certificata, dal valore legale di una ricevuta A/R e impossibile da modificare nel contenuto e negli allegati.
Per certe attività e professionisti, potrebbe essere necessaria anche l’attivazione dello SPID, l’identità digitale di riferimento per molti servizi web statali ed europei.
Sito web e canali social
Sono strumenti essenziali, anche per chi non lavora strettamente con un e-commerce o con applicativi online. Ogni azienda dovrebbe possedere un sito web di riferimento e almeno un profilo social per orientare i clienti, promuovere la propria attività e comunicare la propria brand identity.
Esistono aziende che, dopo l’avvento dei social, hanno persino ampliato o reinventato il proprio core business, cogliendo nuove opportunità.
Password manager
App e software utilissimi, sicuri e crittografati, che memorizzano e archiviano tutte le password aziendali.
Username, email e password: tutto è conservato in un unico posto. Una sorta di cassaforte virtuale, accessibile esclusivamente per gli utenti autorizzati.
Leggi anche: Cosa fare (e non fare) per creare una password efficace
Questi erano i 5 strumenti fondamentali validi per la maggior parte delle aziende.
Ma ne esistono molti altri, più specifici e adatti a determinate attività.
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